皆様こんばんは。Producing office SOLEIL杉山薫です。
お盆休みも残すところわずかとなりましたが
皆様よいお休みになったでしょうか？
私は今週も通常の平日と同様に客先へ行きましたが、
朝の電車の混み具合がまるで違い、
いかに普段働いている人が多いかと言うことを
改めて感じた一週間でした。
週明けからはまたいつもの混み具合に戻ると思うと
少々複雑ですが、私なりに残りのお盆休み期間を満喫したいと思います。
それでは、校正、誤脱チェックについての
具体的方法について引き続き書いていきます。
前回までの記事はこちら→
校正（誤脱チェック）の大切さについて①
校正（誤脱チェック）の大切さについて②
校正（誤脱チェック）の大切さについて③
検索機能が使えるのは、WordやExcelだけではない
誤脱チェックをする上でのスピード感、正確性のカギとなるのが
検索機能についての知見があるか否かです。
前回のIF関数についての記事でも触れましたが
機械が行う判定と人が目検で行う判定と比較した場合、
少なくともスピードについては、どちらが速いか言うまでもありません。
条件指定さえしてあげれば
どんなに膨大なデータの中からでも、機械は
指定された単語、数字があるかどうか正確な判定をしてくれます。
そして、こうした検索機能は、WordやExcelだけでなく
PC操作をする上で、ほぼどんなシーンでも使うことが出来ます。
WordやExcelを操作する上で検索機能を使う人は多いですが、
実はこんなシーンでも検索機能が使えると言うことを
キャプチャ画像と共に見ていきましょう！
ブラウザ上での検索について
Word、Excel以外のソフトでの例として、
メールとウェブサイト上での検索をサンプルで出してみました。
メールでの検索は、本文中から探すよりも
メールボックスの中から該当タイトルや、本文中に
書かれた単語が書かれたメールを探すことの方が多いかと思いますが
このような形で強調表示も出来ます。
私はメールソフトはThunderbird、ブラウザはFirefoxを主に使用していますが
いずれもCtrl＋Fで検索することが出来ます。
メールソフトやブラウザも、色んなものがありますので
ご自身で使いやすいものを探してみてください。
※検索機能については、メールソフトではメジャーな
OutlookはCtrl＋FではなくCtrl＋EやF4キーを使うようです。
詳しくはMicrosoftサイトにあります、Outlook のキーボード ショートカット
をご覧ください。
そして、ブラウザ上でも検索が出来ることを知っていると
何が出来るかと言うことですが、
勿論ウェブサイト上の中から目的の単語をピックアップすることも
出来ますが、私が考える利点、メリットは
現在は様々なシステムがウェブ上で構築されているため
システム上で編集をしていく中での誤脱チェックにも使えると言うことです。
「瞬間移動」が時短と正確性のカギを握る
ExcelやWordでの検索をした時も同様ですが、
検索した単語がひとつのファイルの中で複数箇所存在した場合、
それぞれ強調表示されるだけでなく、
１つめの表示箇所から２つめの表示箇所まで、ボタンひとつで
瞬時に移動してくれます。
動画も用意してみましたので、こちらもご参考にしてみてください。
上のサンプル画像は、「ブラウザ」と言う言葉が何箇所出てきているか
検索をした結果、４件あって、そのうちの２件めを
緑で更に目立つように表示している、と言うものです。
１件めに出てきた「ブラウザ」も、２件めに出てきた「ブラウザ」も
すぐ近くにありますので、この程度の距離であれば
目視でもすぐに見つけることが出来ますが、
もっと長い文章の中で、遠く離れた場所に２件めの表示があっても
検索機能を使えば瞬時に、そして正確にその場所に移動してくれます。
検索する際、元のデータ量が多ければ多いほど、
その中から該当するものを探すには時間がかかってしまいます。
機会があれば、ショートカットキーについてのColumnも
書きたいと思いますが、ちょっとした作業で
無意識にマウスでスクロールするのにホイールをくるくる回す数秒、
Excelでフィルをするためにドラッグしながらマウスを引っ張る数秒。
数秒の時間の積み重ねであっても
作業をする度に時間をかけている人と
瞬時に目的の単語を見つけられる人とでは
作業全体の時間や、正確さで見た時に、作成した成果物で
大きな違いが出てきます。
そして、検索に限らず、パソコンを操作していて
何か不便だな、もっと時短出来るのではないかと思う作業の大半は
解決策が存在しますし、何もスクールに通わなくても
Google検索や、文書で読むだけではどうしても理解が難しい場合は
You Tubeで解説動画を公開してくれているものもありますので
ぜひ、解決方法を色々ご自身で探してみてください。
次の記事では
こうした検索機能を使った誤脱チェックのまとめを
したいと思います。
NEXT→
校正（誤脱チェック）の大切さについて⑤
