議事録とキャリアアップの関係性について①

皆様こんばんは!Producing office SOLEIL杉山薫です。
東京は再び緊急事態宣言になってのGWです。
私は、今年はまとまったお休みを取れることになりましたので
普段出来ないことをやったり、連休中にやらなけれないけない作業などをして、
ダラダラするだけの連休にはならないように、と思っています。
(ゆっくり体を休めるなら、それはそれで必要なのですが。。。)

ところで、4月から営業も再開出来たので、Columnの題材を検討していました。
SNS、中でも今となっては存在を無視することは出来なくなったほど
インフラと化しているLINEの上手な使い方と迷いましたが
急遽候補として浮上してきた「議事録とキャリアアップの関連性」について
書くことにしました。(LINEはまた別の機会を検討します。)
またこのColumnはオフィスワークで生計を立てたい人向けのため、
オフィスワークで使われている言葉への解説、補足はしておりませんので
ご了承ください。

 

議事録はオフィスワークにおける「掃除、お茶くみ、コピー」

以前、校正(誤脱チェック)の大切さについて① の中で
掃除とお茶くみ、コピー この3つのうち1つも新人が行わない職種は無く
どんな仕事をする上でもこれら、社会で仕事をする上での基礎を
真面目に取り組むことが大切だということを書きました。
今回着目する議事録作成スキルは、「オフィスワークに特化した基礎」だと言えます。
ですので、オフィスワーク(事務、パソコンを使った仕事)でキャリアアップをしたい人は
ぜひ、議事録作成を積極的に取り組んでいただきたいです。
その理由を、以下の図を用いて解説します。

 

これは、私がこれまで様々な職種の事務、オフィスワークを経験してきた中で
現場で求められたスキルと単価、そしてそのスキルを用いるためのツールを図にしました。

 

Wordを使うシーンは議事録作成のみと言っても過言でない

街中にあるパソコン教室の生徒さんが作った作品で、Wordで作成されて画像が挿入された
お孫さんへの手紙などを見かけますが、ビジネスの現場でWordを使うシーンは
議事録を作成する時のみ、と言うのが私の見解です。
厳密に言いますと、議事録作成自体はWordでの作成が必須条件ではありません。
いわゆる議事録よりも簡素な「議事メモ」と呼ばれるものであれば
メモ帳アプリを立ち上げて、テキスト(太字や赤色もつけない、黒字のみ)で
作成されることも多々あります。
私がWordで議事録を書く理由は、A4で印刷した時のレイアウトが綺麗であることと、
決定事項や議題を強調する際に太字を使いたいと言うくらいです。
逆に、文字を読むことが出来れば、議事録をWordで書かなければいけない
決まりはありません。
Excelで作成された議事録は未だ見たことがありませんが、現に一度だけ
PowerPointで作成された議事録を見たことがあり、驚いた記憶があります。

よく、「Wordって使わないよね」と言う会話を耳にします。
私もMOSの取得でWord、Excel、PowerPointそれぞれ勉強しましたが
Wordを使うシーンは文書を作ると言う以外は、少ないかなと言う印象です。
(議事録以外でもWordを使うシーンはあるのですが、それは一般事務ではないため
また別途記載します)

 

Excelはビギナーから上級者まで幅広く使える、優秀ソフト

オフィスワークを希望する人にとってExcelの重要性は、説明不要のため省略します。
私に限らずどの派遣会社、キャリア支援の担当者でもExcelの勉強を勧める理由は
この表の通り、スキルアップした分だけ取り組める業務の幅が広がり
単価にも直結するためです。いわゆる一般事務、営業事務(アシスタント業務)を
行うのみでよい場合は、下手にPowerPointやAccessに手を出すよりも
Excelを極めた方がよっぽど取れる仕事の幅が広がります。

何を隠そう、私もWord、Excel、PowerPointの3つの中では断然Excel推しです。
その理由は

Excelは、WordやPowerPointっぽいことは出来るが
WordやPowerPointにExcelっぽいことは出来ないから

です。

転職する際には必ず必要になる履歴書ですが、
ネットで検索するとテンプレートを無料で提供しているサイトがあります。
その中で、履歴書のフォーマットを見てみると、Word版、Excel版
大抵どちらもあります。同様に送付状も、Wordの方が多いものの
レイアウトさえ整えればExcelでも作成することが可能です。

ですが、Excelの最大の強みである表計算、合計値を出したいセルに
計算式を入れると、どんなに桁数の多い複雑な足し算でも
合計値を瞬時に出してくれるあの機能。WordやPowerPointでも
表の枠を作ることは出来ますが、入力出来るのは文字のみで
自動計算機能をつけることは出来ません。

 

PowerPointはWordやExcelが使えないと現場でスキルを生かせない

1番最初に使ったMicrosoftのOfficeソフトがPowerPointだったと言う人は
少ないと思いますが、実際にPowerPointでの作業が求められるのは
ピボットテーブルを使用したデータ解析の報告書や、提案書を作成する業務に
携わるようになってからです。

先程の図に補足をしました。まずはWordやExcelからスタートした方がよい理由は
いきなりPowerPointから始めても、
事務の初級と言えるデータ入力(時給¥1,000~¥1,200程度)の業務では
実務でPowerPointを求められるシーンが無いためです。
PowerPointは多少慣れはあるにせよ、操作自体はそこまで複雑ではなく
むしろ操作だけで言うならExcelの方がよっぽど難しいです。

私も資格としてはMOSのPowerPoint2016を満点取ることが出来ましたため
お褒めの言葉をクライアントからいただくことが時々あります。
もちろん努力無しでは結果は出ませんし、満点なんて小学校のテスト以来じゃないか
と言うくらいに久しぶりなので、嬉しいには嬉しいのですが(笑)
PowerPointに限らず、MOSの資格はあくまで各ソフトの操作方法の知識があるかを
証明するためのものです。PowerPointの本質は自身のイメージを可視化することで
センスの良い提案書や報告書を書くことと、PowerPointのタブにある各機能を
知っていることは全く別問題です。

私のこれまでの経験では、実務でPowerPointを使うようになる目安は
時給¥2,000の内容の業務に携われるようになってからです。
具体的にはデータ解析の業務ですが、これも最初から自分でPowerPointの
報告書を書くのではなく、大抵は上司が作成者となる報告書の微修正や
たたき台作りから始まり、全て自身の裁量で報告書を作成出来るようになるのは
もっと先の話です。

それでは、こうしたキャリアアップをする上でなぜ議事録作成が重要なのか
次のColumnで具体的に解説をしていきます。